סיכום הפרק

הילה אלקיים

למה ONE ZERO צריכים גילדות?

 

כל פרויקט הגילדות התחיל ממעבר שלי בין צוותים. כשעברתי לצוות החדש הבנתי שיש להם דרך ארוכה עד שהם יגיעו לתוצרים דומים לאלו של הצוות הראשון. זה היה לי ברור שכדי שנוכל להתקדם במהירות – אנחנו חייבים תהליך של שיתוף ידע בין הצוותים, כדי ללמוד מהצוות הראשון על הדברים שהוא כבר התמודד איתן בעבר ולחסוך זמן יקר.

 

הבנו שהמטרה של הגילדות בארגון הן לעשות סדר בבלאגן. היה חסר לנו צוות רוחבי שיטפל בדברים שכואבים לכולם. צוות שיבנה תשתיות. זה היה ברור לכולנו שאנחנו רצים מאוד קדימה ומהר, אז יש מקומות שבהם אנחנו לא מספיקים להגיע לעומק. עד הקמת הגילדות, כשהיו דברים שהיינו צריכים לעשות לעומק אחד מהצוותים היה עוצר את העבודה השוטפת שלו ומתמקד בזה. כדי שזה לא יקרה רצינו לבנות גוף שיעשה את זה באופן שוטף. מעבר לכך, היו לנו שישה צוותים שרצינו שידברו באותה השפה. הבנו שאנחנו צריכים ליצור פה סטנדרט מסוים לעבודה המשותפת. נקודה נוספת שהיה חשוב לנו לגעת בה היא תהליך האונבורדינג של עובד חדש. עד לנקודה הזו, לא היה לנו תהליך מוסדר. יכול להיות שהעובד/ת החדשים יגיעו לצוות עמוס ולא תהיה להם את היכולת לתת להם את הידע הנדרש בכניסה לעבודה. זו יכולה להיות חוויה לא נעימה בכניסה לארגון, ורצינו לשנות אותה.

 

 

המטרה של הגילדות בארגון הן לעשות סדר בבלאגן. היה חסר לנו צוות רוחבי שיטפל בדברים שכואבים לכולם

איך הגילדות הוקמו?

 

בהתחלה, הרעיון שלי היה לבנות קהילה לומדת. המוטיבציה לבנות קהילה לומדת הייתה לאפשר לאנשים להמשיך ללמוד ולצמוח בתוך מסגרת מסוימת. מעבר לכך, כשיש קהילה לומדת זה יוצר מחויבות ללמידה וגם חיבורים בין אנשים. היה לי חשוב לצאת מהמקום של התמקדות בפתרון בעיות למקום של שיתוף ידע. לדוגמא, אם אנחנו עובדים בטכנולוגיה מסוימת אז להעביר הלאה לצוותים אחרים את הידע שהצטבר בצוות שלנו.

 

הצעתי למנכ"ל את הרעיון כ-win win לכל הצדדים: העובדים מרגישים שמשקיעים בהם, זה מעשיר את הידע הארגוני ויוצר בסופו של דבר מתכנתים טובים יותר. הוא אהב את הרעיון ואמר "זה רעיון ממש מעולה, תמיד רציתי שהארגון שלי יהיה ארגון לומד". היה לנו אור ירוק להתחיל! התחלתי בפגישות עם אנשים רלוונטיים (CTO, Chief Architect, ראש הקבוצה ועוד) וביחד גיבשנו מה אנחנו צריכים ורוצים להקים.

 

התחלנו בשיחה קבועה שלי ושל ראש הצוות השני שבה היינו משלימים פערים, מספרים על מה כל אחד מהצוותים עובד. אחרי זה התקדמנו לפגישה שבועית – tech talk. כל צוות היה שולח נציג/ה שעדכן על העבודה השוטפת – פתרונות לבעיות שנתקלנו בהן, במה התמקדנו השבוע, לאן מתכננים להתקדם מההיבט הטכנולוגי. מתוך השיחות השבועיות האלו זיהינו את הצורך ואת הערך בשיתוף והתחלנו לחשוב איך אפשר לקחת את זה צעד אחד קדימה.

 

 

מהן הגילדות ואיך הן פועלות?

 

יש לנו 4 גילדות: Backend, ידע, דאטה ו-Quality.

גילדת הבקאנד מתמקדת בייצור תשתיות, בהגעה למקומות שצוותי הפיתוח לא מספיקים להגיע אליהם.

גילדת הידע מתמקדת בייצור ידע שיעזרו לעובדים להשתמש יותר בקלות במערכות / טכנולוגיות חדשות. הם תומכים בגילדת הבקאנד. נגיד שהוחלט על אימוץ של כלי חדש; התפקיד שלהם הוא לייצר הרצאות וסדנאות לשימוש בכלים האלו.

גילדת הדאטה אחראית על הדאטה בארגון – מאגדת את המקומות שבהם יש דאטה בארגון, ועוסקת באיך אפשר לתעל אותו לדברים אחרים נוספים.

גילדת ה-Quality מתמקדת בפן של האיכות במוצר. היא עושה דברים מקבילים לבקאנד, אלא בעולמות של ה-QA.

 

יש זמן משוריין לכל גילדה שמשתנה בין הגילדות השונות. בהתחלה ההגדרה הייתה שיש יום בספרינט שמוקדש לגילדה, ועם הזמן זה השתנה לפי הצרכים של כל גילדה. לדוגמא, גילדת הבקאנד נפגשים ליומיים בתוך שני ספרינטים ובגילדת הדאטה נפגשים אחת לשבוע. הדבר החשוב באמת הוא להקצות לזה זמן שבו שלא יוכלו למשוך את העובדים והעובדות לעבודה השוטפת, זמן שמקובל על המנהלים ועל ההנהלה. היום זה כבר ידוע – כשיש יום גילדה זה זמן שאי אפשר לגעת בו.

 

מעבר לזה, יש לנו אחת לרבעון את ה-guild fest שמשתתפים בו כל החברים בגילדות (כולם מוזמנים אליו). זה ממש אירוע, כולנו נפגשים ועושים חגיגה שלמה. באירוע הגילד מאסטר מציג את המטרות והמשימות שעבדו עליהן ברבעון האחרון וקובעים את המטרות לרבעון הבא. בכל רבעון מחדש אנחנו מגדירים לאן אנחנו רוצים להתקדם – מה היינו רוצים לקדם ברבעון הנוכחי. את הנקודות האלו אנחנו פורטים למטרות ומשימות שעוברות לאישור ההנהלה ומשם אנחנו יוצאים לדרך.

 

 

מתי הבנת שהגילדות מצליחות?

 

הרגע שהבנתי שזה מצליח היה בגילד פסט הראשון. התכנסנו בערך 100 אנשי פיתוח, כל החברים בגילדות, במטבח וכל גילד מאסטר הציג את מה שעשו ברבעון האחרון וזה היה פשוט מרגש. לראות איך כל הדיבורים והתכנונים שלנו התממשו לתוך משהו אמיתי ושלם ולראות את העבודה שנעשתה בכל אחת מהגילדות היה ממש מדהים. הרבה מעבר למה שציפיתי.

 

באופן שוטף, אנחנו רואים את רמת ההשתתפות הגבוהה בגילדה. יש הרבה אנשים שלוקחים חלק ממש פעיל. אנחנו גם מודדים באופן שוטף מדדים מסוימים. לדוגמא, אחד המדדים שקבענו לו KPI הוא תהליך האונבורדינג. הגדרנו שאנחנו רוצים שמי שיסיים אצלנו תהליך אונבורדינג יגיד "זה התהליך אונבורדינג הכי טוב שהיה לי בזמן האחרון!" ובאמת הגענו לשם. יש מדדים נוספים שאנחנו מכוונים אליהם כגון אחוז חשיפה במדיה החברתית, אחוז שביעות רצון מההרצאות שמועברות לצוותים. חוץ מזה, מבחינה תהליכית בגילדות בקאנד ו-Quality אנחנו רואים שאנשים משתמשים בכלים ובתהליכים שהגילדות האלו מייצרות.

 

 

הפיצוח של ה-win-win: איך מוודאים שגם הגילדות וגם הארגון מקבלים ערך?

 

ה-Win לגילדה:

החברים בגילדות צומחים מבחינה טכנולוגית, אישית וחברתית. לדוגמא, גילדת הידע עוזרת לאנשים לבנות הרצאות, משלב הרעיון עד ה-dry run לפני ההרצאה ואפילו בכתיבת הפוסט בלינקדאין בסיום ההרצאה. בנוסף, זה יוצר סביבה נעימה יותר לעבודה – החברים בגילדות יוצרים קשרים וחברויות עם עובדים מצוותים אחרים.

 

ה-Win לארגון:

הגילדות יוצרות סטנדרטיזציה בארגון, ומאפשרות לנו להעמיק במקומות החשובים לארגון. מעבר לכך, הן מפתחות את העובדים והעובדים מרגישים שמשקיעים בהם ובלמידה שלהם.

 

 

 

עם אילו אתגרים התמודדתם?

 

  • אתגר מרכזי שהתמודדנו איתו בהתחלה הוא גיוס של guild masters. אני הובלתי גילדה אחת אבל היו חסרים לנו 3 ראשי גילדות. חיפשתי מישהו/י שיהיה מאוד passionate כי צריך להוביל פה משהו שעוד לא קיים. חיפשתי מישהו/י שאפשר לסמוך עליו/ה, שיש לנו שפה דומה, שיוכל להבין את המטרות שלי ולאן אני רוצה להגיע. אני מחפשת מישהו/י שיודע/ת לרתום אנשים, שיודע/ת לקחת את המטרות של הגילדה ולהפוך אותן לטאסקים אמיתיים. זו לא עבודה קלה. מעבר לזה, לגילד מאסטר הראשון יש חשיבות גדולה מאוד. ה-voice & tone הראשוני נקבע לפי הגילד מאסטר הראשון, הוא/ היא עושים את הרתימה הראשונית של האנשים. מי שיקח את זה על עצמו צריך להתחבר לקונספט, לפן המקצועי ולפן האישי של התפקיד.
  • אתגר נוסף הוא רתימת עובדים לכל הגילדות. אנחנו לא מחייבים את העובדים להשתתף בגילדות, זה על בסיס הרצון שלהם. יש גילדות שאין לנו את הבעיה הזו – כולם רוצים לקחת בהן חלק. לדוגמא, גילדת הבקאנד. אנחנו חוקרים שם טכנולוגיות חדשות וזו עבודה שיכולה להיות יותר מעניינת מהעבודה השוטפת. לעומת זאת, בגילדת הידע אנחנו ממש רותמים אנשים להצטרף. לפעמים אנשים חוששים או מתביישים להרצות וצריך לעשות פה עבודה. לדוגמא, ברבעון הנוכחי אנחנו רוצים שההרצאות יהיו יותר ביזנסיות ולא רק טכנולוגיות. אז אני אגש לאנשי הפרודקט ואנסה לרתום אותם למהלך הזה. לרוב, הם מאוד עמוסים אבל ברגע שהם חברים בגילדה ויש להם זמן שמוקצה לכך משבוע העבודה שלהם, זה מוריד חסמים ועוזר לי לרתום אותם ואותן.
  • איך לתת ערך גם לעובדים חדשים וגם לעובדים ותיקים. לעובדים חדשים הגילדות יכולות להיות מקפצה ממש טובה – אפשר להכיר כך עובדים ועובדות נוספים וללמוד ולהתמקצע. מהצד השני, עובדים ותיקים עובדים על הטכנולוגיה היותר תשתיתית, כי הם מכירים לעומק וזו עבודה מאוד מעניינת. מעבר לזה, הם מלמדים את העובדים החדשים ודרך הלימוד הם לומדים בעצמם ומתמקצעים עוד יותר.

 

 

טיפים להצלחת הקהילה

 

  • תמיכה מההנהלה. בלי זה, זה פשוט לא יקרה. אם לאנשים לא יהיה את הזמן במהלך השבוע שהם מקדישים לגילדה, זה לא יוכל לקרות. תמיד יש פיצ'רים חדשים, תקלות בפרודקשן או פשוט מחלות ועניינים אישיים. ברגע שמקצים לזה זמן וידוע שזה חלק מהספרינט – זה קורה.
  • להבין שהגילדה צריכה לשרת את הארגון ואת המטרות של הארגון. לפיכך, כל גילדה תראה אחרת. אי אפשר לעשות קופי פייסט, כי זה פשוט לא יעבוד. הגילדה צריכה להתאים למטרות של הארגון הספציפי שהיא נמצאת בו.