מאחורי הקלעים של פרויקט השכונות

לפני שנתיים בדיוק, במאי 2018, יצא לדרך פיילוט שלא ידענו איך הוא יראה ואם יצליח. קראנו לו "פרויקט השכונות" וגיששנו באפלה כדי לדעת אם יש לו ביקוש והיתכנות.

*

הכל התחיל מזה שלא הצלחנו לייצר מספיק מפגשים פיזיים לקהילת אנשי העולם החדש (שנקראו אז פופקורן לייב) ולמספיק אנשים. בשני המפגשים הראשונים נגמרו כל הכרטיסים תוך פחות משעה, והיה עוד פידבק חשוב: הרבה אנשים אמרו לנו שהם לא גרים בתל אביב ושזה מאמץ משמעותי עבורם להגיע למפגש פיזית.

אז החלטנו (אני וליאור פרנקל) להנגיש את המפגשים, לצמצם אותם למס' מועט של אנשים, ולהתפרס ברחבי הארץ עם שכונות מקומיות שמובילים מתנדבים מתוך הקהילה.
התחלנו עם 5 שכונות – ביבנה, בהרצליה, במ.א. גזר, פרדס חנה-כרכור וירושלים. כן – אתם רואים נכון, תל אביב ממש לא הייתה בפוקוס שלנו והצטרפה רק שנה אחרי שהפרויקט היה באוויר.

ככה לאט לאט גדלנו ל-9 שכונות, 12, 16, 21, 23, 25, וממשיכים לגדול כל הזמן. טוב, אולי חוץ מעכשיו – בעידן הקורונה.

מעל ל-3500 אנשים נרשמו לפרויקט מכל רחבי הארץ, עם צוות של 30 מובילות ואנשי צוות שמובילים את הכל ביד רמה ובמסירות שאין לתאר, וככ הרבה פידבקים, עבודת שיפור ושימור, מפגשי מובילות ועוד.

אם הייתם שואלים אותי לפני שנתיים, בחיים לא הייתי משערת שאצליח להקים במו ידיי פרויקט כזה, מאפס, ושיהיה לי צוות ענק שילך איתי באש ובמים ובסערות הכי חזקות שיש.

לכבוד החגיגות, וגם כי שואלים אותי על זה לא מעט אנשים, החלטתי לכתוב כמה נקודות חשובות שעזרו לי להקים תשתיות יציבות לפרויקט הזה ולגרום לו להישאר לאורך זמן.

נתחיל.

1. הפלטפורמה –

כשהתחלנו את הפרויקט החלטנו להוציא אנשים מהפייסבוק ולהעביר אותם לסלאק. רצינו שזה יהיה אקסלוסיבי, מבודל מקהילת הפייסבוק ושאנשים יתאמצו כדי לקחת חלק. אבל האמת היא שזה היה מורכב מידי ותוך יומיים מהרגע שהפלטפורמה עלתה לאוויר – חזרנו לפייסבוק.

בהתחלה פתחנו קבוצה בפייסבוק לכל שכונה, אחר כך איחדנו את כל הקבוצות לקבוצה אחת, ומה שהוביל אותנו כל הזמן היה זה שהכי חשוב לנו לשמור על המובילות ולוודא שהן מתעסקות במפגש עצמו ולא בניהול קהילה, יצירת תוכן או ניטור שלו.

ידענו מההתחלה שהכי חשוב לנו המפגש הפיזי אז כל דבר שדרש אנרגיות ותשומת לב, ולא היה קשור אליו, צומצם לאפס או עבר לצוות המוביל.

2. אוטומציות –

וואו, שלא תדעו כמה התעסקנו ידנית עם שלבי ההרשמה של הפרויקט.

בהתחלה-התחלה כל מובילה הייתה מפרסמת איוונט בקבוצת הפייסבוק שלה ועוקבת אחרי הנרשמים עצמאית. בהמשך לסעיף הקודם – הבנו שזה גוזל מהן המון אנרגיות, אז שינינו אסטרטגיה והעברנו את ההרשמה לטופס אחד בגוגל דוקס שעבר לאחריותי, ואני הייתי יושבת מולו בלייב ומחכה לסימן מהמובילה שנגמרו המקומות בשכונה כדי שאוריד את האפשרות להירשם, וכן הלאה. מה חשבתי לעצמי לעזעזל.

היום הכל אוטומטי: בזכות גיל קליין שהצטרף אלינו לצוות, יש לנו טופס שיודע מה מגבלת המקום להרשמה לכל שכונה ואם נגמר המקום אז האופציה מיד עוברת ל"רשימת המתנה". חוץ מזה, נשלח מייל אוטומטי לכל מי שנרשם למפגש עם קישור לקבוצה שלו, ועוד מייל אוטומטי למי שמגיע למפגש בפעם הראשונה עם הסבר לקראת החוויה שהוא הולך לעבור.

יש עוד לא מעט תהליכים אוטומטיים, וכולם הופכים את הפרויקט למקיים וכזה שיוכל להישאר לאורך זמן גם בסקייל גדול.

3. אפס התעקשות –

כמו בכל דבר שאנחנו עושים בחיים, גם כאן הייתי צריכה להקשיב המון פעמים לתחושות הבטן שלי ולדעת מתי לשחרר. היו שכונות שלא הצליחו להתרומם ומובילות שנשחקו, ובשני המקרים המוטו היה שאם משהו לא עובד – לא מתעקשים עליו.

לאורך כל השנתיים האלו נפרדנו ממס' מועט של מובילות בעיקר בזכות זה: לא התעקשתי על שום דבר. אם הן הרגישו שהן לא רוצות להיות שם, זה בסדר גמור. אפס ניצול רגשי, אפס ניסיון לשכנע. לרוב זה הוכיח את עצמו ועשה אפילו את ההפך: הן מצאו להן מחליפות מתוך השכונה או בחרו להישאר עוד קצת כדי לבחון האם הן באמת לא רוצות לקחת חלק או שזו פשוט תקופה לא קלה.

התפקיד שלי, כמובילה של הפרויקט הזה, הוא לשים לב ברגישות למצבה של כל אחת מהמובילות ולתת להן לגיטימציה לעשות ולהרגיש הכל. ליאור (פרנקל) היה הראשון שאמר לי שהפרויקט הזה חייב להיות כייפי וכזה שנעשה מכל הלב, אחרת הוא בחיים לא יחזיק מעמד. כמה שהוא צודק.

4. אני לא יודעת הכל ואני יודעת את זה –

מהרגע שנורתה יריית הפתיחה והפרויקט התחיל לרוץ – יצרנו משובים לכל תהליך, גם למובילות וגם למשתתפים. בהתחלה אפילו הייתי מתקשרת באופן אישי כדי לשמוע איך היה, לשאול איך להשתפר, ומה הן היו עושות יותר טוב בפעם הבאה. בהמשך נשלח טופס משוב.

המשוב היה על המפגש עצמו והובלת המפגש, אבל הופנה גם ישירות אליי: האם נתתי להן מענה לכל מה שהן היו צריכות? האם יש משהו שיקל עליהן? איך אני יכולה להשתפר? ועוד.
רציתי לדעת הכל, כל הזמן, וזה יצר לנו תשתיות הרבה יותר טובות לתזוזה מהירה. ואמון. מלא אמון.

מעל ל-30% מהמשתתפים עונים למשובים שנשלחים בסוף כל מפגש, ולא רק הם עונים: גם אנשים שביטלו ברגע האחרון ומספרים לנו למה לא הגיעו בסוף. דרך זה, למשל, גילינו שיש אנשים שלא ברור להם איזו חוויה הם הולכים לעבור ולכן הם מקבלים רגליים קרות. פתרנו את זה דרך מייל אוטומטי שמגיע לכל מי שמסמן שזה המפגש הראשון שלו, ואנחנו בודקים לאורך זמן האם זה משפר את אחוז הביטולים.

מהצד של המובילות למדתי מה גוזל אנרגיה (מציאת מקום מפגש, הכנת הפעילות למפגש, הביטולים ברגע האחרון וכו'), ובהתאם לזה יכלנו לשפר ולהגיע לנוסחה המנצחת כפי שהיא היום.

5. לצמוח בכיף –

אני בחיים לא אשכח שיחה שהייתה לי עם ליאור על הגדילה של הפרויקט. היינו כבר עם 15 שכונות ורצינו לגדול עוד, אבל אמרתי לו שאין סיכוי. שאני לא יכולה לשאת על עצמי עוד תפקידים ועוד משימות. הרי בסוף אני גם בעלת עסק שצריכה להתפרנס, כן?

הוא אמר לי שיש שני דברים שצריכים לקרות בפרויקט הזה במקביל:

1. לשפר ולשמר על מה שקיים
2. להגדיל את הפרויקט (או באנגלית פשוט Growth)

ואז שאל בפשטות: בהנחה שאין אפשרות לעשות את שני התפקידים, באיזה מהם את בוחרת?

ידעתי שהתשובה היא Growth אבל גם הבנתי שזה אומר שאני צריכה קודם כל למצוא אנשים מוכשרים שיוכלו לדאוג לשיפור ולשימור, וזה – ובכן – לא כזה פשוט למי שקשה לה לשחרר (אקא: אני).

פרויקט השכונות הוא הבייבי שלי. הקמתי אותו מאפס והלב שלי נמצא בכל חלק ממנו. מישהו יודע איך משכפלים לב ומעבירים בחפיפה? כי אני לא. וככה הרגשתי כשהייתי צריכה להתחיל להעביר חלק מהתפקידים שלי לאנשים אחרים.

למזלי, ליאור כ"כ מכיר אותי עד כדי כך שבכל פעם שהיה קשה לי לשחרר הוא מיד זיהה את זה, התריע וביקש ממני לחשוב שנית. בהתחלה זה עיצבן אותי, היום אני מודה לעצמי על שהקשבתי, ולו על שלא ויתר. אין לכם מושג כמה צמחתי מזה.

לסיכום – אם הייתם מבקשים ממני לסכם בשורה אחת מה הכי חשוב בהקמת פרויקט כזה, התשובה שלי הייתה מטרה ואנשים. כשאנחנו יודעים מה המטרה, ושמים לב ברגישות לאנשים שלוקחים בה חלק – השמיים הם הגבול.