מה קורה כשעובדים נפגשים: קהילות ככלי ארגוני שמשנה את התמונה

עובדה מדהימה התגלתה במחקר שפורסם במאי האחרון: עובדים וצוותים שמרגישים חיבור ואנגייג'מנט לחברה הופכים אותה ליותר רווחית ומצליחה. טוב, את זה כבר ידענו. החלק המפתיע הוא שזה נכון עוד יותר – ובעיקר – בזמן משבר כלכלי.

המחקר, שיצא בשיתוף עם מכון גאלופ העולמי, בדק רווחיות, פרודוקטיביות, תחלופת עובדים ומה לקוחות חושבים על אלפי חברות במהלך השנים 1994 עד 2015. החוקרים השוו את הצלחת החברות בשנים "רגילות" ובשנות משבר כלכלי. מסתבר שבשנות משבר, לחברות שהצליחו יותר בכל הפרמטרים היה משהו אחד ספציפי במשותף: העובדים והצוותים שלהם היו מחוברים לארגון. המסקנה של החוקרים ברורה: עובדים מחוברים עוזרים לחברות להתמודד עם משברים כלכליים הרבה יותר טוב.

המחקר הזה מאשש את מה שתמיד ידעתי: כשאנשים מרגישים חיבור רגשי לארגון, ארגונים הופכים למצליחים ומוצלחים יותר. ככה שקהילות הן כלי ארגוני אסטרטגי לכל דבר.

אילו יעדים ארגוניים אפשר להשיג באמצעות קהילה פנים-ארגונית? הנה כמה מהם:

1. חדשנות ארגונית

במקום לדבר על חדשנות ארגונית במושגים עמומים, חברות רבות נותנות לעובדים שלהם כלים של ממש לזהות הזדמנויות לחדשנות, ותומכות בהם לכל אורך התהליך בעזרת קהילות שיתוף ידע וגילדות מקצועיות.

התהליך בדרך כלל מתחיל בהכשרה לזיהוי חדשנות, יחד עם דרכי פעולה פרקטיות על איך להפוך אותה רלוונטית לארגון. בכל תהליך כזה יש מקום לביטוי הרעיונות של העובדים – והם לוקחים את הגישה הזאת אחר כך ליומיום.

אחת הדוגמאות הכי מפורסמות לגישה הזאת היא חברת Whirlpool, שהכשירה 15 אלף מעובדיה לזהות הזדמנויות ולקדם חדשנות בארגון. הגישה הזאת, שהובילה VP החדשנות ננסי טנאנט (שגם כתבה על זה ספר) היא אחת מאבני הדרך של הצלחת החברה, שדיווחה בעבר שחמישית מרווחיה (המסתכמים בכ-20 מיליארד דולר בשנה) מגיעים מפרויקטים של חדשנות ארגונית.

כמו שראינו במאמר הקודם, קהילות משימה יוצרות חיבורים בין אנשים שלא עובדים יחד בדרך כלל. חיבורים רוחביים כאלו יוצרים רעיונות חדשים ומעניינים שמקדמים חדשנות ארגונית, ועוד כזאת שמתחשבת בנקודות מבט שונות ומשונות עם תובנות מהשטח.

2. שימור עובדים

כשאנשים מרגישים שיש להם מרחב להיות בו מי שהם באמת, ומרגישים שמקבלים אותם ותומכים בהתפתחות שלהם, נוצר חיבור רגשי לארגון. זה יכול להגיע בצורות שונות, החל מקהילות פנאי ותחביבים ועד לקהילות גיוון והכלה (ERG).

זה נכון גם ברמה המקצועית בקהילות שעוזרות לעובדים להמשיך ולהתפתח מקצועית ולהתעסק בפרויקטים מעניינים. עובדת שמוצאת כל הזמן אתגרים מעניינים בעבודה, שיש לה הזדמנות לצמוח וללמוד, לא תמהר לקום ולעזוב משעמום או כי התפקיד קטן עליה.

ואם אין לה אתגר בצוות שלה – אז אולי היא תמצא את עצמה בצוות אחר? גם כאן קהילות מקצועיות שמכילות עובדים ממחלקות וסייטים שונים יכולות לעזור. במקום שאנשים מוכשרים ישתעממו ויתחילו לחפש אתגרים מחוץ לארגון, היכרות עם תפקידים חדשים ומחלקות חדשות יכולה לקדם ניוד פנים-ארגוני.

3. גיוס

זכיתי ללוות קהילות סטוריטלרים מדהימות (היי אינטל!) של עובדי חברה שהופכים לשגרירים של ממש ומספרים החוצה את הסיפור הייחודי של החברה והצוות שלהם.

תופעות הלוואי לא מאחרות לבוא: גיוס אנשים טובים שנמשכים לסיפור הספציפי שקהילות הסטוריטלרים מפתחות. יש משהו מאוד אותנטי ואישי בתהליך הזה שקשה ליצור בכלים שיווקיים קלאסיים, וזה גם משפיע לחלוטין על חוויית המועמד\ת.

וגם פה קורה משהו מעניין: כשמתחילים לספר סיפור לעולם החיצוני, בדרך משתנה גם משהו בעולם הפנימי, בתוך הארגון. העובדים עצמם מגלים דברים חדשים על החברה, מראיינים אנשים שלא הכירו עד כה, מכירים מנהלים וקולגות מעניינים, מקבלים חשיפה למאחורי הקלעים של הארגון ופתאום, בלי כוונה בכלל, כל זה מוסיף עניין והתלהבות ליומיום שלהם.

"קיבלתי משקפיים ורודים למבט על העבודה בחברה.
אני מוצא את עצמי מחפש את הדברים הטובים שיש כאן"
חבר קהילת סטוריטלרים מספר על השינוי

4. מיתוג מעסיק

ואם כבר גיוס ושימור עובדים, בואו נעמיק ונדבר על מיתוג מעסיק.
יש שנוטים לחשוב שמיתוג מעסיק עוסק רק במאמצי הגיוס, כשבפועל הוא פועל לשני הכיוונים – שימור עובדים קיימים והפיכתם לשגרירים מצד אחד, וגיוס טאלנטים מצד שני. פנימה והחוצה כל הזמן.
לא פלא שמועמדים בודקים מה עובדים אומרים על החברה דרך גלאסדור.

בואו נסתכל רגע על קהילות הסטוריטלרים שהזכרתי בסעיף הקודם:

במסגרת פעילות הקהילה העובדים יוצרים תכנים ברשתות החברתיות, והתכנים האלה משמשים אחר כך גם את ערוצי הגיוס הרשמיים והופכים את כל השיווק ויחסי הציבור של החברה ליותר מגוונים ומעניינים. הסיפורים האישיים שלהם זוכים לחשיפה במגוון פלטפורמות. למשל, הכתבה של אפרת, מנהלת צוות Data & Analytics באינטל, עלתה בגיקטיים עם הכותרת "קיבלתי קידום בזמן חופשת לידה". סיפורים אישיים כאלו בדיוק הם כלי נהדר למשוך כישרונות חדשים, למתג את הארגון כמקום שממש מעולה לעבוד בו, ולתת לאפרת את המקום להשמיע את קולה כעובדת החברה ולהכיר נשים נוספות בארגון.

עוד דרך מעולה למשוך טאלנטים ולשמר את מי שכבר נמצא בארגון היא קהילות ידע. חברות יכולות להשתמש בקהילות מקצועיות כדי להראות לעובדים ועובדות שהחברה משקיעה מאמצים בהתפתחות ובמקצועיות שלהם. זה קריטי במיוחד בתעשיות שמתקדמות מהר, בהן חייבים להישאר מעודכנים כל הזמן, כמו בהייטק. לדוגמא, חברות כמו וויקס לא רק מתחזקות קהילות ידע מעולות – אלא גם הופכות אותן לחלק ממיתוג המעסיק שלהן ומראות כמה שווה לעבוד דווקא אצלן כדי להישאר מעודכנים וכל הזמן להתפתח.

5. חיבור ושייכות

עובדים מחוברים מתארים את הארגון שלהם במילים הבאות: חברי, פתוח, משפחתי, עבודת צוות, שיתוף פעולה, אכפתיות, יושר, יעילות, תמיכה. ובתרגום חופשי – הם מרגישים חלק מכפר גלובלי גדול שהוא בעצם… קהילה! (תודו שלא ראיתם את זה בא).

קהילות עוזרות לחבר עובדים שבדרך כלל לא נפגשים, למשל אנשים שעובדים בסייטים שונים או אפילו מדינות שונות. זה סוג של נטוורקינג פנים-ארגוני שמחזק את תחושת החברות במקום העבודה. תמיד כיף לפגוש אנשים מעניינים וחדשים, בין אם זה קולגה לשעת צרה או קולגה שהופכת לחברה טובה שאפשר לשבת איתה על כוס קפה בזום ולהתייעץ.

"אין ספק שהתוכנית מחזקת את תחושת השייכות שלי לארגון ומייצרת זיקה ותחושת שליחות. המעורבות שלי חושפת אותי גם לכל הדברים שהארגון עושה עבורי ובכלל. פעם המידע בקושי היה מגיע אלי ואפילו קצת זלזלתי בו", מתוך משוב סוף שנה של עובדת החברה בקהילת ידע

6. מיזוג של תרבויות ארגוניות שונות

בכל רה-אורגניזציה או שינוי ארגוני יש שתי תרבויות ארגוניות (ולפעמים יותר!) שצריכות להתחבר יחד למשהו חדש. למשל, כשיש שינוי בצורת העבודה וצוותים מסייטים שונים מתערבבים, או כשחברה הופכת לחלק מארגון אחר אחרי רכישה, או במקרה של מיזוג בין שתי חברות גדולות כשלכל אחת תרבות ארגונית ייחודית משלה.
כל תזוזה כזאת דורשת חשיבה על החיבור האנושי ועל איך אפשר לשלב בין התרבויות הארגוניות כדי ליצור משהו חדש וטוב יותר, שגדול מסך חלקיו.

כשמבינים מה הפער בין התרבויות השונות, אפשר להקים קהילה שמגשרת על הפערים ויוצרת חיבורים מקצועיים ואנושיים טובים. רצוי שזו תהייה קהילת משימה כדי שהמשימה המשותפת תהייה ברורה, אבל גם קהילות מקצועיות יעשו עבודה מעולה.

7. הטמעת כלים טכנולוגיים, שיטות עבודה ואסטרטגיה ארגונית

אחת הבעיות המוכרות של הטמעת טכנולוגיה היא change management, כלומר לעזור לאנשים לא רק להבין את הכלי החדש בחברה אלא ממש לעודד אותם להשתמש בו ולעזור להם לשנות את צורת העבודה שלהם.

הרבה פעמים הצוות הטכני שמטמיע את הכלי לא מבין לעומק איך עובדים משתמשים בו ביומיום, ומצד שני עובדים מרגישים שזאת טרחה כל הזמן לפנות לצוות הטכני עם שאלות. קהילות שגרירים פנים-ארגוניים יכולות להיות פתרון מצוין להטמעת טכנולוגיות חדשות. אני אישית מלווה חברה כזו שבה החברים בקהילה עוזרים להטמיע כלים חדשים בתוך המחלקות שלהם והצוותים השונים. אבל התפקיד שלהם לא נגמר כאן – גם אחרי ההטמעה הם משמשים מעין 'תומכי עזרה ראשונה' כשמישהו נתקל בבעיה. הם מקבלים חשיפה לפלטפורמות לפני כולם, מקבלים הכשרה, ליווי צמוד מאיש מקצוע מאותה הפלטפורמה וכמובן – את הקהילה.

ובדיוק כמו עם כלים טכנולוגיים, ככה אפשר להשתמש בקהילות שגרירים להטמעת שיטות עבודה חדשות, אסטרטגיה ארגונית (למשל, הטמעת ערכי חברה), וכל דבר שדורש שינוי התנהגותי של עובדים. כשזה בא מתוך הצוותים עצמם – כל שינוי הרבה יותר קל לעיכול ומרגיש טבעי יותר. וגם חוסך לא מעט כסף :)

8. שימור ופיתוח ידע

קהילות ידע חסכו לבנק העולמי קרוב ל400 מיליון דולר בחמש שנים.
עקב ארגון מחדש, 10,000 עובדי הבנק (חצי מהם במטה בארה"ב וחצי ב-120 סניפים ברחבי העולם), נאלצו פתאום ללמוד לעבוד בדרכים חדשות לחלוטין ועם אנשים חדשים שהם לא הכירו – ובתוך זמן קצר.

הבנק החליט ללכת על מודל של קהילות ידע. בפרויקט הוכשרו מעל 100 בעלי תפקידים שונים ברחבי החברה להוביל communities of practice כדי לעזור לצוותים בארגון לשתף ידע ולעודד התחדשות ארגונית, שלא לומר – לוודא שאף אחד לא מאבד מוטיבציה תוך כדי התהליך הבאמת מורכב ומאיים של ארגון מחדש. הידע שעובדים צברו במשך שנים לא הלך לאיבוד – להפך, הם שיתפו אותו עם אחרים ועזרו ליצור דרכים חדשות לעבוד טוב יותר ביחד.

קהילת ידע לוקחת את אחד המשאבים החשובים של הארגון – הידע והניסיון שהצטברו בו – ודואגת להנגיש אותו ליותר עובדים ביותר דרכים. כך הם גם יכולים להשתמש בידע שנצבר בארגון במקום להמציא את הגלגל בכל פעם מחדש, גם לשכלל אותו וגם לשמר אותו, כך שהוא לא נמצא אצל אדם יחיד.

לסיכום

כשאנשים מרגישים חיבור רגשי למקום העבודה שלהם, הם נותנים את האקסטרה-מייל שעוזר לחברה להפוך מטובה למצוינת. קהילות יוצרות את החיבור הזה דרך קשר אישי, התפתחות אישית ומקצועית, יצירת קשרים בתוך הארגון והעברת ידע. קהילות יעזרו לכם לשמר עובדים קיימים ולמשוך טאלנטים, למתג את הארגון כארגון מעולה שכדאי לעבוד בו, לשמר ידע ולעודד חדשנות ארגונית, לגרום לעובדים שלכם להרגיש שייכים ומחוברים, לשלב בין תרבויות ארגוניות, להטמיע שיטות עבודה וטכנולוגיות, ועוד לא התחלנו לדבר על תוצרי לוואי מפתיעים ומשמחים שקורים כשעובדים פוגשים זה את זו.

בסופו של דבר, קהילות הן מהלך אסטרטגי רחב שעוזר לארגונים להשיג את המטרות שלהם, והן מתאימות לארגונים שרואים את העובדים כמשאב הכי חשוב שלהם ומוכנים להשקיע בהם לטווח הרחוק.

אז איזו קהילה ארגונית מתאימה לארגון שלך? ממש כאן אפשר לבדוק אילו סוגי קהילות יש ואיך בוחרים ממה להתחיל. ואפשר גם פשוט לדבר איתי :)