איך בוחרים פלטפורמה לקהילה פנים ארגונית? (ולמה היא הרבה יותר מכלי טכני)

קהילות – גם אם הן בנויות סביב מפגשים פיזיים – צריכות מרחב דיגיטלי כדי לפרוח.

במרחב דיגיטלי חברי הקהילה יכולים ליצור חיבורים גם כשהם לא נמצאים באותו המקום, ואפילו בנושאים אישיים יותר ומחוץ לשעות העבודה. זה חשוב כשמחברים בין חברי קהילה שעובדים בקומות שונות של אותו הבניין וכמעט לא נפגשים, וזה הרבה יותר חשוב כשמחברים בין אנשים שעובדים בסייטים שונים, או כמובן – מהבית.

אבל איך בוחרים את הפלטפורמה הנכונה? הרי לא לכולם מתאים לדבר בערוצי התקשורת הארגוניים, ולא כל חבר קהילה ישמח להצטרף לעוד קבוצה בוואטסאפ האישי… אז איך מוצאים את הפלטפורמה האידיאלית?

לא רק כלי טכני

כיום יש הרבה אופציות לפלטפורמות פנים ארגוניות. למשל, פייסבוק, Teams, Webex Teams, Workplace, קבוצות לינקדאין, Slack, וואטסאפ ועוד המון אפשרויות ייעודיות שאפשר לעשות להן התאמות.

לצערי, נדמה שהדיון סביב הפלטפורמה הדיגיטלית הוא הרבה פעמים דיון טכני סביב פיצ'רים ואינטגרציה עם מערכות קיימות, ללא בחינה הוליסטית של השאלה המהותית: איך פלטפורמה דיגיטלית יכולה לעזור (או לעכב) התפתחות של קהילה? הגיע הזמן להפסיק לדבר על פלטפורמות להקמת קהילה רק ככלי טכני, ולהתחיל לדבר על משמעות.

הינה שלוש שאלות שאני שואלת כדי לעזור לארגונים לבחור את הפלטפורמה הנכונה לקהילה הנכונה:

1. איפה חברי הקהילה נמצאים כבר היום?

זו השאלה הראשונה והבסיסית ביותר שאסור לדלג עליה.
אם הארגון משתמש בפלטפורמה כלשהי שרוב חברי הקהילה אוהבים – ולא רק אוהבים, אלא ממש פעילים בה! – כדאי לנסות להשתלב במה שכבר עובד טוב. הרבה יותר קשה להתחיל משהו מאפס, מאשר להשתלב באופן טבעי בהרגל שכבר הוכיח את עצמו כמוצלח.

איך נעשה את זה?

• נכיר מקרוב את הפלטפורמה הארגונית ונבדוק שני דברים: קודם כל, אם היא בכלל נמצאת בשימוש שוטף ושגרתי, אבל אפילו חשוב מכך – האם היא משמשת גם לשיח אישי ואנושי? לפעמים אפילו השאלה "איזה סוג של שיחות יש בפלטפורמה X" ייתנו לכם תמונת מבט טובה על עד כמה הפלטפורמה מתאימה.
• נדבר על מה חשוב לנו שיקרה בקהילה ולא על הקהילה עצמה.
  זאת אומרת נשאל "כמה אתם משתפים דברים אישיים או מקצועיים בפלטפורמה הזו?" ולא "האם יתאים לכם שנקים שם את הקהילה?".
  הרבה אנשים לא יודעים מה זו קהילה, איך היא נראית, ומה היא צריכה כדי לפרוח, לכן חשוב להסביר לחברי הקהילה הפוטנציאליים מה הדינמיקה האידיאלית שאתם מעוניינים ליצור, ולשאול איפה יהיה להם הכי נוח לתקשר ולדבר.

ממליצה לכם להאזין לפרק 3 בפודקאסט 'מבפנים' עם שני ברקוביץ ממיקרוסופט שסיפרה על הבחירה שלהם בוואטסאפ כפלטפורמת התקשורת עבור מועדון ה-5 בבוקר.

2. איזו תקשורת הפלטפורמה מאפשרת?

כדאי להבין אם אפשר לפתח דיונים נפרדים על נושאים שונים (למשל אם יש בפלטפורמה סדר של שרשורים כמו בקבוצות בפייסבוק ובלינקדאין או אם אלו שורות על גבי שורות של טקסטים כמו בסלאק, יאמר וכו'), אם היא סגורה או פתוחה לשאר הארגון, והאם כל חברי הקהילה מקבלים נוטיפיקציות על כל הודעה, ואם כן, אז כמה זה מקובל להשתיק קבוצות כדי שלא יפריעו ביום העבודה.

למשל, פלטפורמות שמספימות לאנשים את המייל יהיו פחות נוחות לשימוש, כי חברי הקהילה לא ירגישו בנוח להיות ספונטניים ולחלוק גם מחוץ לשעות העבודה או בסופי שבוע.

איך נעשה את זה?

• נחקור פלטפורמות קיימות וחדשות ונבדוק איזו התנהלות מתאפשרת בכל אחת מהן. כמעט בכל פלטפורמה, בטח חיצונית, יש קייס סטאדיז ואפשר ללמוד מהם לא מעט.
• נבין מה המגבלות של הפלטפורמה ואיך אפשר לפצות עליהן. למשל, אם הפלטפורמה הארגונית הקיימת לא אידיאלית, אבל אנחנו חייבים שהיא תהיה מקום המפגש של הקהילה, אז נשקול להשלים אותה עם ערוצי תקשורת נוספים. למשל – לפתוח וואטסאפ לשיחות Off topic ולעודד שם שיח יותר ספונטני, או להוציא מייל מסכם בכל שבוע עם כל מה שקרה בקהילה שלנו.

3. אילו חיבורים הפלטפורמה מאפשרת?

החיבורים וההווי הקהילתי נוצרים איפשהו על הרצף שבין המקצועי לאישי. בדיוק שם קורה הקסם והחיבור האנושי. הכל מתחבר ומתערבב, דיונים מקצועיים ופוסטים מצחיקים ופוסטים אישיים ופוסטים על מה שקורה בתחום, ולאט לאט נוצרת אינטימיות, הומור פנימי, קשרים מפתיעים בין נושאים ואנשים, והופ – זרים הופכים לחברי קהילה. אם התקשורת היא רק בנושאי עבודה ורק בשעות העבודה, הדברים האלה יכולים ממש להקשות על יצירה של קהילה ספונטנית, נגישה וקרובה.

למדתי עם השנים שמרחבים סגורים שאין בהם שום חיבור בין חברי הקהילה כבני אדם ואנשי מקצוע – לא תהפוך לקהילה אלא תמשיך להיות אנשים בודדים שמקבלים ערך מהקבוצה עצמה אבל לא אחד מהשנייה.

איך נעשה את זה?

• נבדוק תוך כדי תנועה מה עובד וננסה כל מיני דברים שיעודדו שיח בלי להתייאש! כן, זה מתסכל כשדברים לא עובדים, אבל בסוף מצליחים לפצח את זה.
• לפעמים צריך לעשות בחירות אמיצות כדי שהקהילה תפרח. זה אומר גם לעבור לפלטפורמות חדשות ולא מוכרות, להשתמש בפלטפורמות קיימות בצורה חדשנית, או להשתמש במפגשים הפיזיים/אונליין כדי לייצר את הקירבה הזו.

אז איך בוחרים את הפלטפורמה הנכונה?

ממש כמו שאני עושה בתהליך בניית קהילה – מפצחת את החיבור בין הצורך של העובדים והצורך של הארגון – גם בבחירת פלטפורמה צריך לפצח את החיבור שבין ההתנהלות הרצויה ובין הפלטפורמה שתוכל לתת לנו מענה.

לכן חשוב קודם כל להגדיר איך היינו רוצים שהקהילה תיראה ומה יקרה בתוכה (השיחות, התחושה, החיבור), אחר כך בודקים את האפשרויות הקיימות, ורק אז בוחרים באופן מושכל. וגם אז – לוקחים בחשבון שזה אף פעם לא ודאי במאה אחוז ויכול להיות שנצטרך להתגמש ולזוז לפלטפורמות אחרות או להוסיף עוד ערוצי תקשורת.

ככה זה יכול להראות למשל:

לסיכום

כדי שקהילה תצליח, חברי הקהילה צריכים מקום ליצור חיבורים גם כשהם לא נפגשים פנים מול פנים. פלטפורמה דיגיטלית טובה, שבחרנו בתשומת לב, תעזור לקהילה שלנו להצליח ותשמש זירה לשיח אישי, מקצועי וכל מה שבאמצע.

הבחירה בפלטפורמה צריכה להגיע מתוך פיצוח של צרכי הקהילה הספציפית, למטרה הספציפית שהיא הוקמה, בארגון הספציפי, עם התרבות הארגונית הספציפית שלו. אין פתרון אחד שמתאים לכל ארגון ולכל קהילה. וכמובן, אני כאן לעזור לכם למצוא מה יעבוד בדיוק בשבילכם.