מרעיון להשגת יעדים וצמיחה: 10 שלבים בהקמת קהילה פנים ארגונית מוצלחת

עם השנים ליוויתי הרבה ארגונים בהקמת קהילות פנים ארגוניות. ראיתי בעצמי את השינויים שקהילה יכולה לעשות בתוך ארגון, למשל, לקדם ולעודד חדשנות ארגונית, גיוס ושימור עובדים, מיתוג מעסיק, פיתוח ידע, הטמעת שיטות עבודה וכלים טכנולוגיים, והרשימה ממשיכה. למדתי ולימדתי שהחיבורים שנוצרים בקהילות באמת יכולים להזיז הרים, כי קהילות פנים ארגוניות הן כלי אסטרטגי לכל דבר.

ולמרות זאת, בגלל שמדובר בתחום חדש יחסית, לא תמיד ברור לאנשים מה כל זה אומר בתכלס. כלומר, איך בכלל בונים קהילה פנים ארגונית? ומה עושים כדי שהיא תצליח?

או בקצרה: הדר, מה את בדיוק עושה כל היום בקהילות שלך?

בשביל לענות על כמה מהשאלות שמגיעות אלי, החלטתי לתת לכם הצצה (דרמטית!) אל מאחורי הקלעים של סודות המקצוע, שלב אחר שלב. ניסיתי לפרט את התהליך כמה שיותר, אבל אתם כמובן תמיד מוזמנות ומוזמנים לפנות אלי עם שאלות ספציפיות.

בינתיים, הנה מה שקורה מהרגע שלקוח\ה פונה אלי עם רעיון ועד ליצירת קהילה פנים ארגונית מוצלחת.

שלב 1: הבנת הצורך

לקוחות קיימים או חדשים בדרך כלל פונים אליי בגלל איזשהו צורך פנים ארגוני. יכול להיות שמדובר ברעיון שעלה מהעובדים, צורך שההנהלה זיהתה, או איזשהו אתגר עסקי פנים ארגוני.

אם הצורך עלה מההנהלה, בשלב הזה נחשוב איך אנחנו גם מעודדים את העובדים להציע רעיונות, כמה אנחנו נגישים ופתוחים לשמוע אותם, והאם קהילה היא בכלל הפתרון הנכון עבור הארגון הספציפי הזה. כלומר, האם המנהלים מבינים שיש כוח ל"ביחד" שיכול לשנות את התמונה?

אם הרעיון הגיע מהעובדים, וההנהלה הגיעה אליי בשביל להתייעץ, גם כאן כדאי להבין איזה צורך עומד מאחורי הרעיון והאם קהילה באמת יכולה לענות לצורך הזה.

בשלב הזה אני מבינה ומזקקת את הצורך, וגם את הבשלות של הארגון להקים קהילה כפתרון. לצערי, למרות היתרונות הגדולים של קהילות, לא כל ארגון יכול להתאים לשגשוג של קהילה (עוד על סוגי קהילות ומתי הן רלוונטיות אפשר לקרוא כאן).

טיפ ממני: אני תמיד מגיעה סקרנית, שואלת המון שאלות ומציבה בפני הארגון שאלות קשות, כמו "מה יקרה אם העובדים יחליטו להקים יוזמה מתוך הקהילה או ידברו על זה שהם לא מרוצים בחברה?". השאלות האלה נועדו לוודא שלפני שיוצאים לדרך ומשקיעים משאבים – הארגון יודע מה היא "קהילה" ומוכן להשקיע בה לאורך זמן.

שלב 2: הגדרת מטרות

אם הבנו שקהילה זאת אפשרות טובה, וההנהלה בעד, הגיע הזמן להבין מה המטרות הארגוניות מאחורי המהלך, ומה היינו רוצות לראות שקורה לאורך זמן. חשוב להגדיר מטרות ספציפיות כמה שיותר (למשל בשיטת SMART) שיחד יענו על הצורך או יפתרו את האתגר שזיהינו.

בשלב הזה נענה על שאלה אחת עיקרית: איך הקהילה תשפיע על הארגון? (עוד על מטרות ארגוניות אפשר לקרוא כאן).

טיפ ממני: להיצמד למקסימום 3 מטרות כדי להיות פרקטיים ומפוקסים במענה על הצורך שזיהינו.

שלב 3: בדיקה בשטח מול העובדים הרלוונטיים

בדיוק כמו בפיתוח מוצר, כדי לוודא שהרעיון שעלה באמת יתחבר לאנשים אליהם אנחנו מכוונות – אנחנו חייבות לבדוק את זה בשטח. הדרך לעשות את זה היא בשילוב של שיחות אישיות, סקרים פנימיים, או אפילו גוגל פורם סטנדרטי שיישלח בדיוור הפנימי. השלב הזה הוא סוג של בדיקת כדאיות בה ננסה להבין אם הרעיון שעלה באמת מעניין את העובדים שלנו (או כמות נכבדת מספיק של אנשים), ואם לא – ננצל את ההזדמנות כדי לבדוק מה כן.

כאן יש מדריך (מקוצר) בן 6 עמודים שכתבתי על איך לתכנן ולהנחות ראיונות לקראת הקמה של קהילה חדשה.

טיפ ממני: אנחנו עדיין בשלב המחקר, כך שהכל פתוח והגדרת הצורך לא סופית. לכן חשוב לשים לב לפרטים הקטנים, למילים ולרגשות שעולים אצל העובדים, ולהישאר סקרנים וקשובים. למשל, לשאול שאלות פתוחות (עדיף פנים אל פנים או במצלמה פתוחה), לשים לב למילים ולאיך שהם מתארים את זה כדי להשתמש בהן בהמשך ועוד.

חשוב לזכור שיש מקרים בהם נחליט לקפוץ למים ופשוט לנסות את הרעיון. זה גם בסדר וקורה לא מעט פעמים.

שלב 4: פיצוח מהות הקהילה

אחרי שדיברנו עם העובדים והבנו מה חשוב יותר (או פחות), הגיע הזמן לשייף את כל המסקנות שלנו. זה החלק הקריטי שיבהיר את מטרת הקהילה הסופית, ואת איך שהעובדים יכירו אותה.

יש קהילות בהן בדרך כלל הצורך הארגוני והרצון של העובדים מתחבר בטבעיות (למשל קהילות מקצועיות), אבל יש מצבים בהם ממש צריך לפצח ולמצוא את החיבור ההוליסטי ביניהם. למשל – קהילת שגרירים. זה לא מובן מאליו שעובדים ירצו לדברר החוצה את הארגון, בייחוד בעולמות טכנולוגיים בהם עומס העבודה גבוה מאוד והעובדים לא תמיד מתחברים למה שהם תופסים כקונספטים שיווקיים. אז מה יגרום להם לעשות זאת בכל זאת? (רמז: זה לא תמיד מיתוג אישי).

זה השלב האהוב עליי, כי הפיצוח הזה דורש את כל הכלים שעומדים לרשותי: רגישות ל-State of mind שקלטתי מהעובדים שדיברתי איתם, התובנות שאספתי בדרך מהתרבות הארגונית ומהגישה הניהולית, הניסיון והידע המקצועיים שלי של מה יעבוד ומה לא, והרבה יצירתיות. לבסוף, רק כשמבינים את החיבור, מבינים מה המסר שנרצה לספר לחברי הקהילה הפוטנציאליים וגם אילו תכנים ניצור כדי לתמוך בפעילות.

טיפ ממני: חשוב להבין What’s in it for me בשביל העובדים, ואיך זה משתלב בטבעיות עם התמונה הרחבה יותר של צרכי הארגון. אי אפשר לזייף בשלב הזה, מה שחורק ולא מתחבר בצורה אותנטית כאן – פשוט לא יתרומם בהמשך.

שלב 5: יעדים ובניית תכנית עבודה

אחרי שפיצחנו את סוג הקהילה, המטרות שלה והמסרים לחברי הקהילה (ולארגון), הגיע הזמן לתחום את כל זה בתוכנית עבודה מסודרת. תכנית העבודה מכילה יעדים, לוחות זמנים, תחומי אחריות, צורת תקשורת ועדכונים ועוד. בדיוק כמו כל מהלך אסטרטגי, הקמת קהילה היא תהליך שצריך לדבר את השפה הארגונית ולהשתלב כחלק מהיוזמות והעדיפויות הארגוניות של ההנהלה.

זה השלב האחרון של יצירת אסטרטגיה, אחריו נשיק את הקהילה ונצא לדרך.

טיפ ממני: הקמת קהילה היא פרויקט לכל דבר, לכן נגדיר יעדים ו-KPIs שנמדוד במהלך העבודה. בשלב זה קריטי להבין מי הם ה-champions מההנהלה מולם אני עובדת שיוכלו לחבר את הפעילות בקהילה לביזנס, ויתקשרו את התוצאות להנהלה באופן שוטף.

שלב 6: יציאה לדרך!

תוכנית העבודה אושרה, יש מסרים, מובילי קהילה, וגם גב מההנהלה. הגיע הזמן לעשות השקה לקהילה, לגייס חברי קהילה, ולהתחיל לעבוד על המטרות והיעדים שהצבנו.

טיפ ממני: חשוב ליצור מומנטום והתלהבות, גם בצורת התקשורת (מילים ומסרים) וגם במיצוב חשיבות הקהילה (שימוש בערוצי תקשורת פנים ארגוניים בולטים, פרגון מבעלי העניין הרלוונטיים בארגון וכו').

שלב 7: מדידה ותיקונים

קהילה היא אורגניזם עם חיים משל עצמו, כך שיכול להיות שנגלה אחרי שבועיים או שלושה שצריך לשנות או לחדד משהו במבנה הקהילה, במסרים או בצורת העבודה. חשוב לעשות תיקונים בתחילת הדרך כדי להדק ולשפר את צורת הפעולה. כמובן, קל יותר לעשות את זה כשאנחנו מודדים את ה-KPIs שהגדרנו קודם לכן ומבינים מה עובד ומה לא.

טיפ ממני: השלב הראשוני של כל קהילה הוא סוג של פיילוט, לכן חשוב לשמור על ראש פתוח לשינויים ושיפורים.

שלב 8: שימור

אחרי שהבנו מה עובד טוב (והפסקנו את מה שלא עבד כל כך), יגיע שלב טבעי בו הקהילה תתייצב ותהפוך ל-business as usual. זה שלב בו חשוב לשמר את חברי הקהילה וצורת הפעילות ולהמשיך ליצור עוד ועוד מומנטום בדמות הישגים, גאוות יחידה, פעילויות חוצות ארגון, תוכניות הוקרה, הצבת יעדים חדשים וכו'.

טיפ ממני: חברי הקהילה נותנים מזמנם בנוסף ליום העבודה העמוס לעייפה שלהם. לכן בשביל לשמר קהילה מוצלחת ותוססת ולהצמיח אותה, חשוב שיהיה לאנשים כיף, עניין וחיבור אישי, ושהם ירגישו שההשתתפות בקהילה נותנת להם ערך מוסף רגשי. לכן החלק הכי חשוב הוא להמשיך ולעבוד על החיבורים הרגשיים והאישיים של חברי הקהילה אחד עם השנייה, ועם אחרים בארגון.

שלב 9: מדידה ותיקונים

עכשיו כשהקהילה במצב היציב שלה, כדאי לעשות בדיקה נוספת ולראות אם יש עוד משהו לשפר כדי להפוך את הקהילה לבת-קיימא לתקופה ארוכה.

טיפ ממני: מעבר למדידת ה-KPIs, פידבק ישיר מחברי הקהילה הוא הדרך הכי טובה להשתפר עוד ועוד.

שלב 10: צמיחה!

יש קהילה מוצלחת, תוססת ומעניינת שעושה חיל ומגשימה את המטרות עבורן היא נוצרה. יש כבר הצלחות קטנות או גדולות, הקהילה הופכת לשם דבר, ונראה שלאט לאט המוניטין של הקהילה גדל והיא מתחילה לעניין עוד ועוד אנשים. היא נעשית desired. זה בדיוק השלב בו אחרים בארגון מתחילים להתעניין ולבקש להצטרף, ולכן חשוב להמשיך את המומנטום ולהחליט על הצורה הטובה ביותר לקהילה לצמוח ולמשוך אליה עוד עובדים ועובדות.

טיפ ממני: חברי קהילה חדשים עלולים לשנות את הדינמיקה שנוצרה בקהילה. בשביל שחברי הקהילה "המקוריים" לא ירגישו ש"לוקחים להם" משהו שהם בנו בעבודה קשה, כדאי להגדיר את גדילת הקהילה כאחד מהיעדים בתוכנית העבודה, כך שצמיחה תיתפס כמשהו חיובי וחברי הקהילה ישמחו לצרף אחרים מתוך תחושת נדיבות וקולגיאליות.

לסיכום: אין קסמים, יש אסטרטגיה

בניית קהילה היא פרויקט מורכב – אבל מתגמל, אישית ועסקית. אין בתהליך קסמים או אקראיות, אלא תוכנית עבודה מסודרת, זיהוי צורך ארגוני, פיצוח אסטרטגיה ושיפור מתמיד.

מהניסיון המגוון שלי בהקמה והובלה של קהילות, יש שני אלמנטים שכל מובילת קהילות טובה צריכה: הבנה עסקית ורגישות. הראשון ברור מאליו. השני הוא האלמנט הבלתי מוחשי שלא שמים לב אליו כשהוא שם, אבל זה ברור כשהוא חסר. אני מתמחה בפיצוח נקודות ההשקה בין צרכי הארגון והמטרה העסקית מאחורי קהילה, לבין צרכי האדם שעומד מולי. קהילה שנוצרת בלי לחבר את כל הצרכים, ובלי לתקשר את מה שבאמת מעניין ואכפת לעובדים, היא קהילה ש(כנראה) לא תפרח ותצמח.

מי שכבר עבד איתי יודע שזה מה שאני כל כך אוהבת במקצוע הזה – לחבר בין אנשים לארגונים, בין אנשים לעצמם, בין מטרות גדולות ושאפתניות לבין רצונות אינדיבידואליים ומרגשים. וזה עובד.