אונבורדינג מוצלח: איך ליצור חווית הצטרפות לחברים חדשים בקהילה

מזל טוב! הקמתם קהילה פנים ארגונית חדשה והיא מתחילה לפרוח. הפעילויות בקהילה מתחילות להדהד בארגון ופתאום עוד עובדים ועובדות רוצים להצטרף לקהילה. חדשות מצוינות! זהו גם בדיוק הרגע בו צריך להבין איך משלבים עובדים חדשים לתוך ה"גרעין הקשה" של הקהילה הקיימת. כלומר איך לעזור להם להשתלב בדינמיקה של חברי הקהילה, בהומור הפנימי ובצורות העבודה והחשיבה.

תהליך ההצטרפות (אונבורדינג) לחברי קהילה חדשים הופך לקריטי בעיקר אם בקהילה המקורית כבר התגבש הווי. מדובר בתהליך עדין וממש לא מובן מאליו, שחשוב למפות ולהוציא לפועל בצורה אינטיליגנטית ורגישה. אם לא עושים אותו כמו שצריך מסתכנים בפרישה מוקדמת של חברי הקהילה החדשים, בחוסר השתתפות בדיונים ובמפגשים, בתחושת חוסר מסוגלות (או לפעמים אפילו ממש "טיפשות" ביחס לשאר החברים). כן, גם אם מדובר בקהילה הכי תומכת ומחבקת שיש. בתור מובילי קהילה, יש לנו תפקיד לעטוף את חברי הקהילה החדשים ולגרום להם להרגיש חלק ממנה כבר מהיום הראשון.

אז מה חשוב לקחת בחשבון כשמצרפים חברי קהילה חדשים?

כשמישהו מצטרף לקהילה קיימת, הוא ניצב בפני אתגר בסיסי: הוא קצת אאוטסיידר. החברים הקיימים כבר מדברים בשפה משותפת שפחות מובנת לאנשים מבחוץ. הם הספיקו לצבור חוויות יחד, וליצור איזשהו "דבק". זה האתגר שחוויית אונבורדינג באה לפתור.

יש בתהליך שלושה שלבים:

1. מה קורה לפני ההצטרפות

השאלה המרכזית שחשוב לענות עליה היא מה עובדים יודעים על הקהילה? מה הם שמעו עליה? מי סיפר את זה? מה המניעים של העובד/ת להצטרף לקהילה? ככה נוכל להבין גם מה הערך שהם מצפים לקבל, וגם לחשוב על דרכים להנגיש מידע ולחבר אותם לקהילה ולערכים שלה.

אם העובדים שמעו על הקהילה ממקור חיצוני לקהילה – כדאי לחשוב איזה מידע אנחנו מנגישים להם כדי שיוכלו לקבל החלטה מושכלת אם להצטרף או לא. למשל, נוכל ליצור one-pager שמסביר מא' ועד ת' על הקהילה, הסיבות להקמתה ומה קורה בתוכה, ולצרף לדף הזה לינק לשאלון הגשת מועמדות.

אם העובדים שמעו על הקהילה מחבר קהילה קיים – כדאי לזכור מי המליץ עליה (אלו בדרך כלל חברים מאוד מעורבים ואקטיביים) ולרתום אותו כדי לעזור באונבורדינג מוצלח. למשל, נוכל לחבר את חבר הקהילה החדש עם החבר הממליץ לתהליך מנטורינג צמוד לחודש הראשון להצטרפות לקהילה.

מה המניע להצטרפות?

מומלץ מאוד לברר מה הסיבה בגללה עובדים רוצים להצטרף לקהילה.

למשל, באחת מקהילת השגרירים שאני מובילה, גיליתי שחברי קהילה חדשים רוצים להצטרף כי הם: אנשים שמחוברים לארגון ורוצים לתרום, אנשים שראו חברי קהילה אחרים ברשתות החברתיות ורוצים למתג את עצמם כמוהם, אנשים ששמעו שהקהילה מאוד מגובשת וכייפית, ואנשים שרוצים להעשיר את עצמם בעוד דברים מעבר לעבודה השוטפת. כל אחת מהסיבות האלו לגיטימית לגמרי, וגם נותנת לנו הצצה לגבי הערך שהקהילה יכולה לתת לאורך זמן.

מעבר לזה – נוכל להשתמש במידע הזה כדי למשוך אנשים נוספים להצטרף אלינו בעתיד ונבין את מידת המחויבות שלהם.ן לקהילה ולמטרה המשותפת.

איך נדע מה הסיבה?

נשאל. למשל, בשאלון הצטרפות, בשאלון כניסה, בהרשמה, במשוב שוטף, בשיחות האישיות המקדימות להצטרפות או פשוט בהודעה אישית.

2. ההצטרפות עצמה

הכל מתחיל ביום הראשון בו מצטרפים לקהילה.

זה רגע בו חברי הקהילה החדשים צריכים להרגיש עטופים ולהתחבר ברמה האישית עם חברי הקהילה הקיימים. ככה הם ירגישו חלק מ, ולא כמו אורחים.

כדי לדעת איך לעטוף אותם ואותן נכון – חשוב לשאול: מה קורה ברגע הראשון שבו מצטרף חבר.ת קהילה? מי מברך אותו/ה? מי מציג אותו/ה לכולם? איך דואגים שהם לא יהיו Overwhelmed?

ממש כמו כל תהליך אונבורדינג באפליקציה או תוכנה או אפילו מקום עבודה – אנחנו רוצים שתהליך ההצטרפות יהיה קל, נעים ופשוט. התפקיד שלי כמובילת קהילות הוא לראות שכולם מציגים את עצמם, מתחברים לחברי הקהילה הקיימים, ומקבלים ספוטלייט במעמד הכניסה לקהילה. כשמדובר באנשים ביישנים, הם בקלות יכולים להיעלם ברקע, ותפקידנו לעזור להם להשתלב.

למשל, בקהילה מסוימת עשינו תהליך של 'חבר מביא חבר'. ביקשנו מכל חבר שהזמין עובד.ת להצטרף אלינו – להציג את המצטרפ.ת בפני כולם. ככה השגנו חיבור מהיר בין החבר ה"חדש" לחברים הותיקים, שמכירים את החבר הותיק וסומכים עליו.

בקהילה אחרת שלא היה לנו תהליך של 'חבר מביא חבר' – ביקשנו מכל אחד/ת להציג את עצמו/ה בעת ההצטרפות בעזרת פוסט בפורמט מאוד מסויים: תמונה, הצגה אישית (שכוללת גם חלק מקצועי וגם את החיים שמעבר לארגון), ועוד פרט אחד מפתיע שכדאי שנדע עליך.

עוד אלמנט שעוזר לתחושת ה"ביחד" הוא לוודא שיש מישהו אחד או אחת שמלווה את המצטרפים החדשים, והם יודעים שאפשר לפנות אליהם בכל שאלה. מספיק שתשלחו הודעה אישית למי שהצטרף ותיתנו לו תחושה שאתם שם – וזה כבר מרגיש יותר בטוח!

3. אחרי ההצטרפות

כדי שההשתלבות תהיה כמה שיותר נעימה, אנחנו צריכים לחשוב על כל הנקודות שיכולות לאתגר חבר קהילה חדש. הנקודות הנפוצות הן:

1. קושי להתחבר לחברי הקהילה הוותיקים, שחלקם כבר מגובשים כקבוצה

מכירים את זה שאתם נכנסים לחדר ורוב האנשים מכירים אחד את השנייה, אבל אתם ממש לא? יש להם שיחות אישיות, בדיחות פנימיות וכל מיני כאלה… ואתם פשוט מחוץ לזה. נכון לא נעים?

התפקיד שלנו כמובילי קהילות הוא לזהות את הנקודות האלה ולמצוא דרכים לפתור את זה. למשל – לתת זמן במפגש הקהילה הראשון שלהם לספר משהו אישי על עצמם או לוודא שהם מתחברים לאנשים בחדר. כן – ממש לוודא שהוא לא עומדים בצד לבד לשנייה.

שימו לב לאנשים השקטים ועזרו להם למצוא את מקומם!

2. תחושת פספוס של ידע נצבר קודם

הקהילה שלכם עברה הכשרה בתחילת הדרך? עשיתם טיולים וחוויות כיפיות יחד? מיטאפים מקצועיים?

חשבו איך אתם מדביקים את הפער עבור אנשים שלא היו חלק מכל זה והצטרפו באיחור.

דוגמה: בקהילת סופרטולס בנו תהליך בו מי שמצטרף לקהילה מקבל מס' מיילים, יום אחרי יום, עם הכלים הכי נפוצים ששואלים עליהם בקבוצה. ככה המצטרף עובר יישור קו עם הידע הקיים בקבוצה, ומדביק פערים בקלות ובנגישות.

אז זה יכול להיות תהליך דומה עם, למשל, תיקייה משותפת, פוסט פתיחה או כל פתרון יצירתי אחר שיעזור לחברים להתעדכן במה שהיה.

3. חוסר בהירות לגבי מה עתיד לקרות בקהילה בזמן הקרוב

האמת שזה אתגר לחברים חדשים, אבל גם לקיימים שאינם עוקבים באדיקות.

צרו דרך קלה להתעדכן בכל מה שקורה בקהילה בקלות: זה יכול להיות ניוזלטר חודשי, פוסט נעוץ בקבוצה, שרשור אירועים מתעדכן, או למתקדמים – בוט אירועים שמאפשר להתעדכן בכל מה שמעניין את חברי הקהילה.

בקהילות שאני מובילה אני נוהגת לשלוח מייל פשוט למצטרפ/ת החדש/ה עם כל הפרטים על האירועים הקרובים. הציפייה שלי בהמשך זה שעם הכניסה וההתערות עם החברים, הם כבר יעקבו אחרי ההודעות בקהילה וזה יעבור ביתר קלות.

4. השוואה לחברי קהילה וותיקים

לפעמים אנשים שמצטרפים אחרי שהתחלנו כבר לעבוד ולדלוור, נוטים להשוות את עצמם לחברים הוותיקים ולהתאכזב כשזה לא עובד להם בקלות. למשל, בקהילות שגרירים, לא נצפה משגרירים חדשים לדלוור אותו הדבר כמו שגרירים שעושים זאת כבר שנתיים, אבל זה לא בשליטתנו וההשוואה בלתי נמנעת ומאוד תלויה במבנה האישיותי של המצטרפ/ת.

במקרה כזה כדאי ליצור תהליך מדידה שיהיה מעט שונה במדדים שלו כך שיתמוך בתהליך הצמיחה והגדילה של חברי הקהילה החדשים, מתוך הבנה שלוקח זמן לתרגל את שריר הכתיבה והשיתוף. תהליך מדידה אחר, אישי, הוא גם חלק מתהליך ההצטרפות שיתן יותר ביטחון ותחושה של "אנחנו רואים אותך" לחברי הקהילה החדשים.

כמובן שאלו רק דוגמאות נפוצות, יש עוד המון דברים נקודתיים שרלוונטיים לקהילה הספציפית שלכם.

כלים שיעזרו לכם למפות את תהליך האונבורדינג

אני נעזרת בכלי מעניין מתוך תהליך שנקרא "עיצוב שירות" שעוזר למפות את כל התהליך הזה (משתמשים בזה רבות בעולם חוויית לקוח ולא רק, שווה להכיר!).

מיפוי החוויה נעשה בכמה רמות:

1. שלבי המסע של חבר קהילה
2. מסע רגשי
3. צרכים וחסמים
4. ממשקים
5. בעלי עניין

הנה דוגמא:

השלב הראשון הוא למפות את כל הדברים שחבר קהילה חדש עובר ברמה הכי פרקטית שיש: לוחץ על הכפתור, שומע על הקהילה, נכנס ורואה את הפוסטים וכו'.

השלב השני הוא מיפוי רגשי: מה חברת הקהילה חווה בכל שלב. למשל, סקרנות, שמחה, התרגשות, פחד, וכו'.

השלב השלישי הוא מיפוי חסמים. יכול להיות חסם באותו התהליך, או אילו צרכים צריך לשים לב אליהם. למשל – צורך בביטחון או חסם בלפרסם פוסט ראשון.

לא מזמן ארגנתי סדנה עם עוד מובילי קהילות, ויחד מיפינו את תהליך האונבורדינג האידיאלי. בתום הסדנה קיבלתי פידבקים מדהימים מכל מי שהשתתפ/ה: קיבלנו גם דרך חדשה להסתכל על הדברים, גם תובנות משמעותיות שמשפיעות על תהליך האונבורדינג, וגם כלי שימושי להגדיל את המעורבות ותחושת השייכות.

לסיכום

צירוף חברי קהילה חדשים לקהילה זאת חוויה מספקת, מעניינת וגם כזאת שמציבה אתגרים.

חברי קהילה חדשים נתקלים בחסמים ייחודיים להשתלבות בקהילה ואנחנו אלו שצריכים למצוא להם מענה בצורה רגישה ומודעת. מיפוי חוויית האונבורדינג ומציאת שיטות ודרכי עבודה שיקלו על כניסת חברים חדשים ויהפכו את זה לחגיגה משמחת – זאת ה-דרך ליצור דינמיקה תוססת וכיפית בקהילה, שתחזק גם את החדשים וגם את הוותיקים, כדי שהקהילה תמשיך לפרוח ולהצליח.

אם בניתם תהליך אונבורדינג משובח שתרצו לחלוק איתי – אשמח מאוד להכיר ולשמוע!